1. Określenie własnego profilu zakupowego
Sprzęt fitness to bardzo różne towary. Paczka gum oporowych, stojak do ćwiczeń siłowych i bieżnia mają niewiele wspólnego pod względem transportu, zgodności z przepisami i ryzyka. Zanim skontaktują się Państwo z fabryką, warto spisać kanał sprzedaży, docelową cenę detaliczną i ilość, którą da się sprzedać w jednym sezonie.
Sklep lub sprzedawca internetowy zwykle potrzebuje szerokiego asortymentu w małych ilościach. Siłownia chce jednej listy sprzętu dostarczonej razem. Marka chce własnego logo i opakowania. Każda z tych sytuacji wymaga innej struktury zamówienia, a na stronie jak to działa pokazujemy kroki dla każdej z nich.
2. Szukanie producentów, a nie tylko ofert
Platformy handlowe pokazują wiele niemal identycznych ofert, a spora część pochodzi od firm handlowych. Warto poprosić o dokument rejestrowy firmy, informację o jej wieku i historii eksportu oraz o rozmowę wideo z hali produkcyjnej. Jeśli planują Państwo umieścić własną markę na produkcie, potrzebny jest producent, bo tylko producent może zmienić formę, nadruk lub linię pakowania.
Każdemu dostawcy warto zadać te same pytania: cena za sztukę, minimum fabryczne, opakowanie, wymiary kartonu, waga brutto i czas produkcji. Oferty, które na pierwszy rzut oka wyglądają inaczej, często opisują różne materiały.
3. Porównanie ofert według kosztu z dostawą
Cena jednostkowa to tylko część kosztu. W przypadku ciężkich towarów, takich jak talerze, stojaki i ławki, transport może stanowić duży udział w cenie z dostawą, a wagę często rozlicza się za kilogram. W przypadku towarów lekkich, ale objętościowych, jak piłki do ćwiczeń, maty i torby, o koszcie transportu decyduje objętość kartonu.
Warto przygotować prosty arkusz z tymi pozycjami dla każdego produktu:
- cena ex-works za sztukę i minimum fabryczne;
- wymiary kartonu, liczba sztuk w kartonie i waga brutto;
- transport za karton lub za metr sześcienny do Państwa magazynu;
- cło według kodu taryfowego i VAT importowy (do odzyskania, jeśli są Państwo zarejestrowani jako podatnik VAT);
- koszty inspekcji, badań i oznakowania;
- własna obsługa, magazynowanie i zwroty.
Dopiero wtedy należy porównać wynik z ceną, po jakiej da się sprzedać towar. Produkt o niskiej cenie jednostkowej i słabym dopasowaniu do kartonu często przegrywa z droższym, który dobrze się pakuje.
4. Testowanie próbek tak, jak będą ich używać klienci
Próbki zamawia się przed każdym zamówieniem hurtowym. Obciążyć ławkę do deklarowanego limitu, sprawdzić, czy zacisk sztangi trzyma, naciągnąć gumę, złożyć matę i zostawić ją na dobę, powąchać gumę. Sprawdzić wykończenie lakieru i spoin oraz przeczytać drukowaną instrukcję. Jedną zatwierdzoną próbkę należy zachować jako wzorzec dla produkcji i inspekcji. Czas realizacji próbek to 7–14 dni, a po naszej stronie koszt próbki jest zaliczany na poczet zamówienia. Zob. stronę o próbkach.
5. Warunki uzgodnione na piśmie
Specyfikację, materiały, opakowanie, etykiety, termin dostawy i standard jakości należy zapisać w umowie lub zamówieniu. Typowe warunki to zaliczka 30–50 % i reszta przed wysyłką, ale warunki różnią się zależnie od fabryki i wielkości zamówienia. Jeśli dodają Państwo logo lub indywidualne opakowanie, przed rozpoczęciem produkcji seryjnej należy zatwierdzić próbkę przedprodukcyjną. Produkcja trwa zwykle około 25–45 dni od zatwierdzenia.
6. Kontrola towaru, zanim opuści fabrykę
Naprawianie problemu w Europie jest powolne i kosztowne. Inspekcja przedwysyłkowa sprawdza ilość, wykonanie, działanie, opakowanie i etykiety na próbie statystycznej (AQL). Resztę należności należy zapłacić dopiero po zapoznaniu się z raportem. W przypadku ciężarków warto sprawdzić rzeczywistą wagę próbki talerzy i hantli względem wagi oznaczonej, bo tolerancja ma znaczenie, gdy sprzedaje się na kilogramy.
7. Wybór transportu: morze, kolej czy samolot
Do większości sprzętu fitness najlepiej nadaje się transport morski i kolejowy. Koleją i morzem do Polski jedzie się około 25–45 dni. Transport lotniczy, około 7–12 dni, ma sens dla próbek i pilnych lekkich towarów, nie dla stojaków czy talerzy. Terminy zamówień warto planować z uwzględnieniem świąt fabrycznych na przełomie stycznia i lutego, kiedy produkcja stoi przez kilka tygodni, a wcześniej brakuje miejsca w transporcie. Pełny czas od zamówienia do magazynu to zwykle 8–12 tygodni. Więcej szczegółów na naszej stronie o logistyce.
Warto też pomyśleć o ryzyku płatności. Zaliczka naraża na ryzyko do czasu wysyłki towaru, dlatego należy uzgodnić jasny harmonogram produkcji, przy większych zamówieniach prosić o zdjęcia w trakcie produkcji i każdą zmianę specyfikacji zapisywać. Spory znacznie łatwiej rozwiązać, gdy zatwierdzona próbka, specyfikacja i raport z inspekcji mówią to samo.
8. Cło, opłaty celne i VAT
Importer składa zgłoszenie celne, płaci cło wynikające z kodu taryfowego oraz VAT importowy. Potrzebny jest numer EORI. Stawki celne różnią się między grupami produktów, dlatego przed obliczeniem marży należy sprawdzić każdy kod. Nie należy zakładać jednej stawki dla całej dostawy. Jeśli towar jedzie przez Polskę, VAT importowy rozlicza się tam i można go odzyskać, jeśli są Państwo zarejestrowani jako podatnik VAT, a towar służy do sprzedaży opodatkowanej.
9. Zgodność z przepisami UE: GPSR, CE, REACH, opakowania
To krok najczęściej pomijany i właśnie tu kupujący z platform handlowych wpadają w kłopoty.
- GPSR. Rozporządzenie (UE) 2023/988 dotyczy produktów konsumenckich. Produkt wymaga podmiotu gospodarczego w UE, nazwy i adresu pocztowego, adresu e-mail, oznaczenia typu lub partii oraz ostrzeżeń w języku kraju sprzedaży. Te same dane powinny znaleźć się w ofercie internetowej.
- EN ISO 20957. Ta seria obejmuje stacjonarny sprzęt treningowy. Klasy H (domowa) i S (studio) różnią się, a użytkowanie w siłowni komercyjnej wymaga sprzętu klasy S. Warto poprosić o raport z badań, jeśli taki istnieje.
- Elektryczny sprzęt cardio. Bieżnie i bieżnie do chodzenia wymagają oznakowania CE zgodnie z dyrektywami niskonapięciową i EMC oraz RoHS. Funkcje Bluetooth lub aplikacji wprowadzają dyrektywę w sprawie urządzeń radiowych. Rejestracja WEEE jest wymagana w każdym kraju osobno.
- Guma, PVC i PU. Załącznik XVII do REACH ogranicza zawartość WWA w gumowych i plastikowych elementach stykających się ze skórą oraz ftalanów w PVC. Gumy lateksowe wymagają ostrzeżenia o alergii.
- Opakowania. Systemy rozszerzonej odpowiedzialności producenta obowiązują w każdym kraju osobno, np. LUCID w Niemczech, BDO w Polsce i Triman we Francji.
Na naszej stronie o jakości opisujemy, czego wymagamy od fabryk dla każdej grupy produktów.
Alternatywa: zakup przez importera z UE
Jeśli nie chcą Państwo być importerem, mogą Państwo kupować przez nas. Otrzymują Państwo fakturę unijną, towar po inspekcji i cenę z dostawą, a my jako importer zajmujemy się dokumentami zgodności. Zapraszamy do katalogu lub prosimy o przesłanie listy produktów, aby porównać naszą ofertę, którą wysyłamy w ciągu 2 dni roboczych, z własną kalkulacją.
